هدف و اهمیت ارتباطات

در هر واکنش انسانی دو عامل مهم وجود دارد: مفاد  و فرایند .

مورد اول با اصل مطلب یا موضوعی که گروه روی آن کار می کند، سرو کار دارد . در اغلب واکنش ها توجه بیشتر مردم بر روی مفاد یا مندرجات است .

عامل دوم – فرایند – با این موضوع که چه چیز بین افراد گروه و یا برای آنها درهنگام کار اتفاق می افتد، سرو کار دارد.  فرایند، دامنه وسیعی از موارد را در بر می گیرد؛ نظیر : مشارکت، شیوه نفوذ ، هنجارها ، رویه های تصمیم گیری و بسیاری دیگر. مطالعه شیوه ای که در آن افراد در درون یک گروه عمل می کنند، بسیار مهم است، زیرا، رفتارهای آنان موجب انتقال پیغام های زیادی، هم در مورد مفاد و یا زمینه ارتباط و هم چگونگی انتقال اطلاعات درباره احساسشان در مقابل پیغام می شود.

در زندگی روزمره ما به دلایل مختلفی ارتباط برقرار می کنیم . بعنوان مثال :

• برقراری ارتباط برای به دست آوردن چیزی
• برقراری ارتباط برای اینکه رفتار کسی را عوض کنیم
• برقراری ارتباط برای اینکه چیزی را بفهمیم
• برقراری ارتباط برای اینکه احساسات خود را بیان کنیم .
• برقراری ارتباط برای اینکه از معاشرت با دیگران لذت می بریم .
• برقراری ارتباط برای اینکه مشکلی را حل کنیم .
• برقراری ارتباط برای علاقه .
• برقراری ارتباط برای این که موقعیت این گونه ایجاب می کند ( همان منبع، ص 69 ) .

جریان اطلاعات در سازمان های امروزی باید از هر زمان دیگر شتابنده تر باشد . یک فرد فقط از طریق ارتباط، می تواند با دیگری تماس حاصل کرده؛ ضمن برآورد نیازهایش به کارها صورت عمل بدهد . به همین ترتیب در یک سازمان افراد به وسیله ارتباط برقرار کردن قادرند بین فعالیت ها هماهنگی بوجود آورده و به نتیجه مطلوب برسند . ارتباطات همچنین در سازمان یکی از عناصر کلیدی موفقیت مدیران است ؛ چرا که اطلاعات بعنوان یک داده مهم در سیستم سازمانی و در سایه ارتباطات موثر وارد سازمان می شود و همین که به سازمان راه یافت، باز نیازمند یک سیستم ارتباطی کارآمد است تا مورد پردازش قرار گرفته و بسان خون در رگهای سازمان جریان یابد. برای کارآمد بودن ، یک مدیر به اطلاعاتی نیاز دارد که به او امکان انجام دادن وظایف و کوشش های مدیریت را بدهد .

به دو دلیل ارتباطات برای مدیران حائز اهمیت می باشد : نخست اینکه، ارتباطات فرایندی است که مدیران با بهره گرفتن از آن وظایف برنامه ریزی ، سازماندهی ، رهبری ، هماهنگی و کنترل را به انجام می رسانند . دوم اینکه،  ارتباطات فعالیتی است که مدیران قسمت زیادی از وقت خود را به آن اختصاص می دهند؛ زیرا، فرایند ارتباطات به مدیران این امکان را می دهد تا مسئولیت های خود را ایفا کنند ( حقیقی، 1380 ) .

استونر و ونکل در کتاب مدیریـت از قول «پیتـر دراکر» نقل قـول می کنند که مدیر افراد را اداره نمی کند؛ بلکه آنها را برمی انگیزد، راهنمایی می کند و برای دست یافتن به هدف ها سازمان می دهد. کارآمدی مدیر بستگی به توانایی او در برقراری ارتباطات با کارکنان دارد. چنانکه این نقش را به نحو مطلوب ایفا کند. تأخیر در کار از میان می رود، سوء تفاهم، ابهامات و تعارضات به حداقل تقلیل می یابند و هماهنگی و زمینه های کنترل فراهم می شود (به نقل ازچاندن ، 1987).

اهمیت ارتباطات در سازمان ها تا بدان حد است که فقدان یا ابهام در آن را یک عامل اصلی، از منابع اصلی بروز تعارضات در سازمان دانسته اند . جــلوگیری از دخالت ذهنیــت ها در ارتـباطات سازمانی ، آشکار سازی منظورها ، انعطاف پذیری در پذیرش نظرات دیگران ، استفاده از حرکات و  اشارات مناسب برای انتقال پیام ، شناسایی عوامل فیزیکی و روانی محل ارتباط، از  جمله عواملی هستند که می توانند تعارض ناشی از ارتباطات مبهم را به حداقل برسانند . (سلطانی، 1377).

2- Importance and objectives of communication

3- Content and Process

1- Stoner and Wankel

2- Drakkar,Peter

3- Chandan